Politique de protection des données à caractère personnel

Préambule

SoPlace, société éditrice du logiciel iTiaki (ci-après « Application »), est soucieuse de la protection de vos données personnelles. Elle s’engage à assurer le meilleur niveau de protection de sécurité et de confidentialité de vos données en conformité avec la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après la « loi Informatique et Libertés ») et le règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données ou ci-après « RGPD »).
 
Le présent document a pour objet de vous informer, conformément à la législation et à la réglementation applicables, des caractéristiques du traitement des données personnelles vous concernant.

1. Identification du responsable du traitement

Le responsable de traitement de vos données personnelles est la société SoPlace, entreprise individuelle immatriculée sous le numéro SIREN 753257468, dont le siège social est situé 341 avenue Adolphe Alphand, 34080 Montpellier, France.

2. Finalités du traitement

Lors de votre utilisation de l'Application iTiaki, vos données sont collectées pour :

• Vous permettre de prendre un rendez-vous avec un praticien, notamment de renseigner les données concernant la date du rendez-vous, l'horaire et votre identité.
• Vous envoyer un message de confirmation et des rappels de rendez-vous par email et par SMS.
• Permettre la création et la gestion de votre dossier de suivi par les praticiens qui vous reçoivent en rendez-vous.
• Permettre aux praticiens qui vous suivent de noter dans votre dossier des informations administratives et des données de santé nécessaires à votre suivi.
• Vous envoyer par email les conseils, attestations, devis, factures et autres documents établis par les praticiens qui vous suivent.
• Traiter et mettre en œuvre les demandes que vous nous adressez concernant vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, à la portabilité de vos données ainsi que de vos droits à la limitation et d’opposition au traitement de vos données ou encore de votre droit de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.
• Vous proposer une assistance technique dans le cadre de l’utilisation et du fonctionnement de l’Application.
• Assurer la maintenance informatique corrective et évolutive de l’Application.

En aucun cas, vos données ne feront l’objet d’une exploitation commerciale. Elles ne seront ni cédées, ni utilisées à d’autres fins que celles énoncées par le présent article.

3. Données collectées

L'Application iTiaki collecte et traite les informations suivantes vous concernant :
Nom, nom de naissance, prénom, date de naissance, profession, situation conjugale sexe, adresse email, adresse postale, numéro de téléphone, antécédents, allergies, taille, poids, activité physique, éléments contextuels tels que les dates des séances, le niveau de stress, le poids, l’activité physique, les modes alimentaires et toute données utiles à votre suivi qui dépendent du motif et de la spécialité du praticien qui vous suit.

Ces données sont collectées par iTiaki notamment :

• Lorsque vous prenez un rendez-vous en ligne via l’Application ;
• Lors de la création de votre dossier de suivi via l’Application par le praticien ;
• Lorsque vous ou votre praticien renseignez des données concernant votre état de santé via l’Application ;
• Lorsque vous contactez notre service client ou notre service assistance/support ; 

4. Destinataires

Dans le cadre de vos rendez-vous, vos données personnelles et sur votre état de santé sont communiquées par les praticiens qui sont en charge de votre suivi. L’ensemble de ces praticiens sont soumis à la charte de déontologie et/ou au secret professionnel propre à leur métier.

Dans le cadre de l’utilisation de l’Application, vos données, à l’exclusion de toute donnée concernant votre état de santé, sont communiquées au service informatique d’iTiaki et au service assistance technique d’iTiaki.

5. Hébergement

L’Application ainsi que vos données collectées et traitées via cette dernière sont hébergées sur une infrastructure dédiée et appropriée à l’hébergement de données de santé et propre à en assurer la sécurité et la confidentialité conformément aux dispositions de la loi Informatique et libertés et du RGPD.

A ce titre, iTiaki a sous-traité l’exécution de cette prestation d’hébergement à un hébergeur agrée de données de santé au sens des dispositions de l’article L.1111-8 du Code de la santé publique et répertorié par l’ASIP sur la liste des hébergeurs agréés de données de santé : la société AZNetwork (ci-après « AZ »).

iTiaki s’engage à renouveler le contrat passé avec celle-ci à son expiration ou à conclure un nouvel accord de même objet avec un autre hébergeur agréé de son choix. iTiaki ne saurait en aucun cas s’engager au-delà des engagements, notamment en termes de protection des données de santé, souscrits par AZ à son égard.

6. Durée de conservation

Dans le cadre de l’utilisation de l’Application vos données sont conservées selon la procédure d’archivage suivante :

• en phase active, jusqu’à la clôture de votre dossier de suivi ;
• puis, en archive intermédiaire dans le cadre d'un système d'information distinct à accès restreint, pendant cinq (5) ans, augmentés le cas échéant de la durée du contentieux qui serait engagé ;
• à l’échéance de ce délai, vos données personnelles sont définitivement supprimées.

Si vous disposez d'un compte utilisateur, en cas d’inactivité de votre compte pendant une durée de plus de deux (2) ans, celui-ci sera automatiquement clôturé. Nous vous alerterons à l’adresse électronique communiquée préalablement à cette clôture afin de vous permettre de vous y opposer, ou de nous permettre d’archiver vos données pour une durée déterminée et raisonnable n’excédant pas deux (2) ans, en vue d’une réactivation future de votre compte.

7. Informations sur iTiaki

iTiaki est un logiciel d’aide à la gestion des rendez-vous, des dossiers de suivi et de la facturation pour les professionnels de santé et du bien-être.

L’Application a pour objet de permettre à un praticien de gérer son planning de rendez-vous, de créer des dossiers de suivi, d’établir un bilan initial, d’assurer un suivi, de rédiger des conseils personnalisés, de générer des courriers, des devis et factures nécessaires à votre suivi et votre prise en charge.

L’Application a été élaborée et développée en France par iTiaki, qui en est l’éditeur. 

L’Application repose sur l’utilisation des technologies de l’information. A ce titre, et comme tout logiciel et tout procédé de transmission d’informations faisant usage de l’Internet, les données qu’elle collecte peuvent être perdues ou détériorées.

L’Application peut aussi être l’objet d’attaques externes de type virus informatiques qui sont en dehors de toute maitrise du professionnel qui vous suit et/ou d’iTiaki.

Enfin, il ne peut être garanti que la communication via Internet ne connaitra pas d’interruption et sera constante et permanente à tout moment.

8. Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et à la portabilité de vos données ainsi que d’un droit à la limitation et d’opposition au traitement de vos données.
 
En outre, vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

A tout moment, vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, notamment auprès de la Commission Nationale de l’Informatique, et retirer votre consentement au traitement de vos données le cas échant.

Vous pouvez exercer vos droits en envoyant une demande précise accompagnée d’un justificatif d’identité à l’adresse suivante : support@itiaki.com. 

9. Contacter le DPO (Data Proection Officer)

Pour toute question ou réclamation concernant la présente politique d’utilisation des données d’iTiaki, vous pouvez nous contacter par courrier électronique à l’adresse suivante : support@itiaki.com ou par téléphone au numéro suivant : 04 34 26 18 20.