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Famille, RDV récurrents et groupes de catégories

Par Jérôme Place | 24 janvier 2024

Gestion des rendez-vous récurrents, des liens familiaux et des groupes de catégories d'événement font partie de la nouvelle mise à jour d'iTiaki.

En ce début d'année, l'équipe d'iTiaki a travaillé sur l'amélioration de plusieurs fonctionnalités qui vous sont proposées dans la mise du 24 janvier. Il s'agit :

Liens familiaux : gérez les liens de parenté pour associer les dossiers des parents, enfants ou conjoints
Récurrence : créez rapidement des rendez-vous hebdomadaires ou mensuels depuis l'agenda
Groupes de catégories : améliorez l'affichage des catégories de rendez-vous en les regroupant sous un même libellé

Cette mise à jour comprend également une série d'autres améliorations qui sont listées en bas de page.

Gestion des liens de parenté

Si plusieurs membres d'une même famille viennent vous voir régulièrement, vous pouvez associer leur dossier de suivi en créant des liens de parenté. Une rubrique "Famille et proches" est ainsi visible sous les coordonnées, et permet de relier de dossier existant et d'indiquer la relation (parent, enfant, frère, sœur, conjoint, etc). Ces liens sont réciproques et il ne sera pas nécessaire de créer le lien inverse puisqu'il sera automatiquement généré. Ainsi, sur le dossier du parent, vous verrez la liste des enfants, et sur le dossier des enfants vous verrez les parents. De quoi accéder rapidement à leurs coordonnées ou à leur dossier lorsque vous en avez besoin.

Rendez-vous récurrents

Lorsque vous ajoutez un nouveau rendez-vous dans votre agenda, vous pouvez désormais indiquer sa récurrence via l'option "Répéter". Elle permet de créer plusieurs rendez-vous d'un seul coup, selon la fréquence choisie. Par exemple, il est possible de créer automatiquement un rendez-vous qui se déroule tous les mardis, pendant 10 semaines, ou encore de mettre en place une absence tous les 1er lundis de chaque mois jusqu'à une date spécifique. Les rendez-vous récurrents sont facilement repérables dans l'agenda grâce à une icône et peuvent être modifiés ou annulés tous ensemble ou individuellement.

Regrouper vos catégories de rendez-vous

Si vous avez de nombreuses catégories, vous pouvez améliorer leur affichage, notamment sur votre page de réservation, en créant des groupes de catégories. Depuis le menu "Gérer le cabinet > Agenda > Catégories d'événements", vous trouvez un nouveau bouton Créer un groupe pour ajouter un nouveau groupe et associer plusieurs catégories. Le bouton Réorganiser vous permettra de modifier leur ordre et également de changer de groupe si nécessaire. Ainsi, vous pouvez regrouper les séances que vous proposez selon le profil de vos clients (Ex : Adultes, Ados, Enfants), ou bien selon vos domaines d'activités (Ex : Naturopathie, Réflexologie, Massage, etc.). Ces groupes sont facultatifs et il est tout à fait possible de ne pas classer des catégories, qui seront alors présentées individuellement.

Autres améliorations apportées

Ajout rapide de conseils

Lorsque que vous éditez un conseillancier (ou un plan de recommandations), vous trouverez un bouton "Nouveau conseil" vous permettant de créer rapidement un conseil type qui sera alors automatiquement ajouté à votre bibliothèque de conseils.

Questionnaires sur la page d'accueil

Les questionnaires récemment complétés ou bientôt expiré sont désormais affichés sur la page d'accueil, sous la rubrique Agenda du jour, vous permettant de les visualiser rapidement ou de relancer vos clients si besoin

Rappels en cas de modification du lieu

Lorsqu'un rendez-vous était modifié depuis l'agenda, un email de rappel était envoyé uniquement si la date ou l'heure était modifiée. Un rappel est désormais également envoyé si le lieu du rendez-vous ou la catégorie a été changée. Ainsi, si une séance en présentielle est passée en visio, le lien de connexion sera envoyé.

Séances collectives pour les forfaits et bons cadeaux

Jusqu'à présent, seules les séances individuelles étaient éligibles aux forfaits et bons cadeaux. Les séances collectives sont désormais également éligibles, vous permettant par exemple de proposer des forfaits pour des ateliers de groupe (formation, yoga...).

Date d'ouverture comptable

Si votre année fiscale commence en mai ou en septembre, vous pouvez modifier vos paramètres de facturation et préciser la date de l'ouverture comptable de votre société. La numérotation des factures sera alors réinitialisée chaque année à cette date. Par défaut, c'est la date du 1er janvier qui est choisie.

Export des rendez-vous et des contacts

Au bas de l'agenda et du répertoire de contacts, des boutons vous permettront si besoin d'exporter respectivement la liste de tous les rendez-vous et des contacts, au format CSV ou Excel.

Horaire et nombre de RDV dans l'agenda

Les horaires d'ouvertures et le nombre de RDV par jour est affiché en haut de l'agenda.

Emojis

Les smileys et autres emojis sont mieux pris en charge et peuvent désormais être utilisés dans les conseils, les catégories ou encore les emails de rappels.

En attendant la prochaine mise à jour, nous espérons que toutes les améliorations simplifieront encore un peu plus la gestion de votre cabinet. Vous pouvez bien entendu nous faire part de vos retours et de vos suggestions via le formulaire de contact.