Cette mise à jour du logiciel iTiaki apporte une série d'améliorations et de nouvelles options qui devraient faciliter encore un peu plus la gestion de votre cabinet :

• Accueil : affichage des anniversaires à venir
• Prise de RDV : choix de l'incrément des créneaux horaires et demande du genre et de la date de naissance
• Paiement en ligne : option pour laisser le choix au client de payer à la réservation ou le jour du RDV
• Questionnaires : nouveau champ pour afficher un message explicatif avant chaque série de questions
• RGPD : recueil de consentement pour la prise de photos et la collecte de données sensibles
• Factures : insertion de la signature et choix du format d'export (CSV ou Excel)
• Utilisateurs : configuration des permissions d'accès aux dossiers et aux données

 

Anniversaires

La liste des anniversaires à venir (semaine en cours) est désormais disponible depuis la page d'accueil du logiciel, ce qui vous permettra de les célébrer ou d'envoyer un message le jour J si vous le souhaitez.

 

Nouvelles options pour la prise de RDV en ligne

Jusqu'à présent, les créneaux de réservation étaient affichés en fonction de la durée de la séance sélectionnée. Par exemple, pour des séances d'une heure, les créneaux étaient proposés toutes les heures, soit à 9h, 10h, 11h, etc. Il est désormais possible de choisir l'incrément des créneaux, c'est à dire leur fréquence d'affichage, et ce pour chaque catégorie d'événement. Cela vous permettra si besoin de proposer plus de disponibilités, par exemple toutes 15 minutes. Les créneaux seront ainsi proposés à 9h00, 9h15, 9h30, 9h45, etc. Nous attirons cependant votre attention sur le fait que cela augmente le risque de trous dans votre planning. En effet, si une réservation est effectuée pour 9h15, alors dans notre exemple il ne sera pas possible de fixer un autre rendez-vous entre 9h et 9h15 qui restera donc vide.

Deux nouveaux champs sont désormais affichés dans le formulaire de réservation de la prise de rendez-vous : le genre (féminin, masculin, autre) et la date de naissance. Le remplissage de ces champs reste facultatif mais leur présence vous permettra d'avoir toutes les informations utiles pour la création de nouveaux dossiers de suivi.

 

Laisser vos clients choisir entre un paiement en ligne ou le jour du RDV

Lors de la réservation d'un rendez-vous, il était déjà possible de demander le règlement intégral de la séance grâce au paiement en ligne, mais il n'était pas possible de laisser le choix au client. Nous avons donc ajouté une nouvelle option de paiement, si vous souhaitez que vos clients puissent choisir entre deux options : régler en ligne au moment de la réservation ou bien directement le jour du rendez-vous. 

 

Affichage de textes d'aide pour les questionnaires en ligne

Les questionnaires en ligne permettent de poser des questions et de collecter des informations pour préparer au mieux les séances. Les questions peuvent être regroupées dans des sections thématiques, appelées "blocs". Chaque bloc dispose maintenant d'un nouveau champ Description, qui vous permet d'afficher si nécessaire un message explicatif au début de chaque série de questions. Pratique s'il s'agit d'un questionnaire qui doit être complété de manière spécifique.

 

Consentement pour les photos et les données sensibles

Si vous utilisez iTiaki pour recueillir le consentement de vos clients, vous pouvez désormais activer deux nouvelles demandes : la prise de photos et la collecte de données sensibles (convictions religieuses, orientations sexuelles...). Comme le précise la CNIL, les données sensibles sont une catégorie particulière des données personnelles et leur collecte n'est normalement pas autorisée par la règlementation européenne. Nous vous conseillons donc d'activer ces options seulement si vous en avez besoin dans le cadre de votre activité.

Par ailleurs, au niveau de chaque dossier de suivi, nous avons mis en avant les consentements acceptés et refusés sous formes d'icônes verts et rouges. Vous verrez ainsi plus facilement ce que vous pouvez collecter ou non comme type d'information.

 

Signature et format d'export des factures

Même si cela n'est pas exigé par la règlementation, il n'est pas rare que des mutuelles ou certains organismes demandent des factures signées. Nous avons donc ajouté une nouvelle option de facturation qui permet si besoin d'insérer votre signature de façon systématique sur les factures et les devis. A noter que vous pouvez ajouter votre signature depuis votre compte utilisateur.

Par ailleurs, vous pouvez désormais choisir le format d'export des factures, des devis et des encaissements, et sélectionner par exemple le format Excel, en plus du format CSV.
 

Permissions des utilisateurs

Si vous travaillez à deux ou en équipe, vous avez du remarquer que les dossiers de suivi sont partagés et chaque praticien(ne) a accès aux mêmes informations. Vous pouvez à présent définir pour chaque utilisateur des conditions d'accès aux dossiers et aux données. En choisissant un accès limité, l'utilisateur ne pourra visualiser que les dossiers qu'il a lui même créé ou les clients avec qui un rendez-vous est planifié. Il est également possible de restreindre l'accès aux données et aux fonctionnalités, par exemple si vous ne souhaitez pas qu'un utilisateur puisse ajouter des documents ou éditer des factures. 

 

Bel été à toutes et tous !

Nous espérons que ces améliorations seront utiles et répondront à vos attentes. Comme d'habitude, n'hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos remarques, questions ou suggestions. En attendant, nous vous souhaitons à toutes et tous un très bel été !