La dernière mise à jour comprend plusieurs nouveautés qui, nous l'espérons, simplifieront encore la gestion de votre cabinet. Parmi elles, les questionnaires en ligne que vous pouvez créer et envoyer automatiquement pour collecter des informations avant chaque séance, ou encore la simplification du recueil de consentement. Au menu :

• Créez des questionnaires et envoyez-les automatiquement avant vos rendez-vous
• Automatisez le recueil de consentement pour la collecte des données ou l'envoi de newsletter
• Envoyez des pièces jointes dans les emails de confirmation
• Le vocabulaire utilisé dans le logiciel s'adapte désormais en fonction de votre spécialité

 

Des questionnaires en ligne, pour bien préparer vos séances

Demandez à vos patients/clients de compléter un questionnaire en ligne avant leur rendez-vous. Vous pourrez ainsi collecter en toute sécurité des informations utiles pour bien préparer vos séances. Pour cela, rendez-vous dans l'espace de gestion du cabinet, rubrique "Dossier de suivi > Questionnaires en ligne" et créer votre premier questionnaire. Pour chaque question, vous pourrez choisir le type de réponse (texte, nombre, liste de choix unique ou multiple) et rendre la réponse obligatoire si besoin. Vous pourrez ensuite envoyer les questionnaires manuellement depuis les dossiers de suivi, ou bien les envoyer automatiquement en les associant à une catégorie d'événement. Vos patients/clients recevront alors un email avec un lien unique leur permettant de répondre en ligne en toute sécurité. Leurs réponses seront visibles dans leur dossier et vous pourrez les utiliser dans votre prise de notes si nécessaire. 

Les questionnaires vous permettront de préparer efficacement vos rendez-vous de façon et surtout de gagner du temps en impliquant vos patients/clients dès le départ.

 

Recueil de consentement pour la collecte et l'utilisation des données de santé

iTiaki renforce sa politique d'information et de protection des données pour les non professionnels de santé, en simplifiant le recueil du consentement des clients. Les professionnels de santé ont un devoir d'information mais n'ont pas besoin de recueillir le consentement de leurs patients pour collecter et conserver les données de santé les concernant, dans la mesure où cela fait partie intégrante de leur métier et de la prise de charge. En revanche, les professionnels du bien-être ont l'obligation, s'ils souhaitent utiliser des données de santé, de recueillir le consentement de leurs clients. Pour rappel, le simple fait de noter, sur une feuille de papier ou dans un logiciel, le nom d'une maladie, la taille, le poids ou des informations sur l'état de santé est en soi une collecte de données de santé.

En plus d'envoyer un email d'information à la création de chaque dossier de suivi, iTiaki propose désormais un recueil de consentement, libre et éclairé, qui concerne aussi bien la collecte des données personnelles, la collecte des données de santé, le partage du dossier avec d'autres praticiens ou l'utilisation de l'email pour l'envoi de newsletter. Vos clients pourront indiquer leurs préférences dans un formulaire en ligne sécurisé, avec des cases à cocher pour chaque finalité. A vous de bien préciser vos besoins dans votre espace des gestion, rubrique Conformité RGPD. De quoi mieux vous protéger et protéger vos clients. Pour rappel, toutes données sont stockées en France chez un hébergeur certifié données de santé.

 

Envoi de pièces jointes dans les emails de confirmation

Lors de la prise d'un rendez-vous, des messages de rappels sont envoyés automatiquement pour informer les patients/clients de la date, l'heure et type de séance choisie. Vous pouvez désormais importer des fichiers (word, pdf, image...) qui seront envoyés en pièces jointes avec les emails de confirmation de rdv. Plus besoin d'envoyer vos documents (CGV, carnet alimentaire, instructions...) individuellement, ils seront envoyés systématiquement dès la prise d'un rendez-vous, selon vos besoins. Pour cela, choisissez le type de séance concerné et importez vos documents dans zone relative aux rappels de RDV. Vos patients/clients les recevront par courriel et pourront les télécharger avant leur rendez-vous.

 

Vocabulaire adapté à votre spécialité

De plus en plus de professionnels du bien-être utilisent iTiaki pour gérer leur activité et le vocabulaire employé dans l'interface et les menus du logiciel n'était pas toujours adapté. Ainsi, les termes "patients" ou "prescriptions" utilisés dans le domaine médical sont remplacés par "clients" et "recommandations" afin d'éviter toute ambigüité. Si vous êtes naturopathe, la terminologie de "consultants" et "conseillanciers" est utilisée. Enfin, si vous êtes orthophoniste, psychologue ou professionnel de santé, le terme patient est toujours là.
 

Autres nouveautés

D'autres améliorations ont été apportées, parmi lesquelles : 

• La possibilité d'associer une pièce jointe à une prescription/recommandation/conseillancier. Pratique si vous établissez vos plans de recommandations avec un autre logiciel.
• L'ajout d'un champ "Autres spécialités" qui vous permet de lister librement vos spécialités. Elles seront visibles sur votre page de prise de RDV.
• Un nouveau mode de calcul pour les créneaux de réservation : l'algorithme recherche désormais à optimiser la prise de rendez-vous et à combler les "trous", plutôt que de proposer des créneaux à intervalles réguliers. 
• De nouvelles options d'intégration de la prise de rendez-vous dans votre site internet, avec la possibilité de créer des liens vers une séance présélectionnée.
• Les rappels par SMS sont envoyés exactement 48h avant chaque séance et non plus chaque jour à 16h
• Une meilleure prise en charge des fuseaux horaires
   

 

Toutes ces nouveautés devraient vous aider à mieux gérer votre activité et vous faire gagner du temps. N'hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos retours ou si vous avez des idées d'amélioration.