Depuis le lancement du logiciel iTiaki en juin 2021, la prise de rendez-vous en ligne était une fonctionnalité importante que nous souhaitions proposer pour offrir aux naturopathes, ostéopathes et autres praticiens une solution complète de gestion de cabinet. Nous sommes ravis d'annoncer aujourd'hui le lancement de ce module supplémentaire, qui vous permettra de gagner du temps en laissant vos clients prendre RDV directement depuis internet, via une page web dédiée ou mieux, en intégrant notre widget dans les pages de votre site web.

Voici comment activer cette fonctionnalité, ouvrir des créneaux de réservation et transmettre l'information à vos patients.

 

Activer la prise de RDV en ligne

Avant toute chose, il est nécessaire d'activer la prise de RDV en ligne via l'espace de gestion du cabinet. Dans le menu Agenda, vous trouverez une nouvelle option intitulée "Prise de RDV en ligne". Une fois sur cette page, cliquez sur le bouton Activer et saisissez les différentes informations demandées.

Commencez par choisir l'URL de la page de présentation de votre cabinet. Cette URL est importante puisque c'est ce lien que vous allez remettre à vos patients, pour qu'ils puissent prendre rendez-vous en ligne. Nous vous conseillons une URL courte et explicite, contenant votre nom. Par exemple : "cabinet-baudin", qui donnera l'URL suivante : https://rdv.itiaki.com/cabinet-baudin

Saisissez ensuite un texte de présentation, ainsi que les informations pratiques pour venir à votre cabinet. Si besoin, personnalisez les couleurs de votre page (arrière-plan, titre, texte, boutons) pour qu'elles soient en harmonie avec votre logo et votre charte graphique.

Puis, activez la prise de RDV en cliquant sur le bouton correspondant et indiquez vos préférences de configuration. Vous pouvez notamment définir la période pendant laquelle les RDV peuvent être pris, en précisant les délais minimum et maximum. Pensez à enregistrer vos modifications.

 

Ouvrez vos créneaux et gérez vos absences

Une fois la fonctionnalité de prise de RDV activée, vous pouvez maintenant ouvrir des créneaux de réservation. Pour chaque calendrier/praticien, apparait une semaine type, du lundi au dimanche, ou vous pouvez ouvrir un ou plusieurs créneaux, et choisir pour chacun d'entre eux les horaires, les motifs acceptés et, si vous travaillez à plusieurs endroits, le lieu des rendez-vous. Par exemple, il est possible de créer un créneau pour des séances d'ostéopathie et de réflexologie le mardi de 9h à 18h, un autre créneau le mercredi matin pour des consultations de naturopathie uniquement, et proposer ces mêmes séances le jeudi mais dans un autre lieu.

Si vous souhaitez poser des congés, ou avez des formations sur plusieurs jours, pensez à indiquer vos périodes de fermeture, pour éviter d'avoir à reporter des RDV déjà pris par vos patients. Vous pouvez le faire depuis votre agenda, en ajoutant un événement de type "Absence" sur plusieurs jours, ou bien en précisant vos dates d'absence depuis la configuration de vos créneaux (onglet "Fermetures").

 

Intégrez la prise de RDV dans les pages de votre site internet

Nous vous proposons plusieurs options d'intégration pour que vos patients puissent réserver des rendez-vous en ligne. 

La plus rapide et la plus simple est de transmettre l'URL de votre page de présentation. Vous pouvez leur envoyer par email, la partager via les réseaux sociaux ou encore l'ajouter dans les entêtes/pieds de page de vos documents.

Si vous avez un site internet, vous pouvez également insérer un lien, un bouton ou directement notre widget de prise de RDV dans vos pages web. Pour cela, cliquez sur le bouton "Ajouter à votre site web" et copiez/collez le code HTML au sein de vos pages.

 

Prendre un rendez-vous

La prise de RDV par les patients se veut simple, rapide et sans inscription. Ils se rendent sur votre site internet ou sur votre page iTiaki, sélectionnent le motif du RDV, le lieu et/ou le nom du praticien qu'ils souhaitent rencontrer, choisissent une date parmi les jours disponibles et sélectionnent enfin l'heure souhaitée. Puis ils saisissent leur nom, prénom, adresse email et numéro de téléphone et peuvent ajouter un message s'ils le souhaitent.

 

 

Voici un aperçu de la page de présentation que vous pourrez personnaliser :

 

Une fois validé, ils reçoivent un email de confirmation et l'événement apparaît automatiquement dans votre agenda. Vous recevez également une notification par email si vous avez activé ce paramètre. Si le patient est déjà venu, vous pourrez associer le RDV à ce patient, ou l'ajouter comme nouveau patient le cas échéant.

 

 

Nous espérons que cette toute nouvelle fonctionnalité disponible en version limitée dans les forfaits découverte et essentiel, et en version complète dans le forfait intégral vous permettra de simplifier la gestion de vos RDV et de vous faire gagner du temps. Dans tous les cas, n'hésitez pas à nous faire part de vos retours pour que nous puissions lui apporter des améliorations et la faire évoluer.