Ce n'est pas une mais deux nouvelles fonctionnalités qui débarquent sur iTiaki avec la mise à jour du 30 mars. Grâce à la visio intégrée et la gestion des séances collectives, vous pouvez désormais organiser en toute simplicité des rendez-vous à distance, des ateliers, des formations de groupe ou encore des webinaires. 

Nous vous invitons lire attentivement ce qui change avec cette mise à jour :

• Découvrez kMeet, une solution de visioconférence moderne et sécurisée
• Gérer vos lieux de rendez-vous
• Activer la visio
• Proposer des séances à domicile ou par téléphone
• Organiser des séances collectives

 

Une solution de visioconférence moderne et sécurisée

Pour les visioconférences, nous avons opté pour la solution kMeet qui présente de nombreux avantages. Tout d'abord il s'agit d'un outil simple à utiliser, qui ne nécessite aucune installation et qui peut se lancer depuis un ordinateur ou smartphone via le navigateur web. Son interface est facile à utiliser et inclut des fonctionnalités très pratiques comme des fonds virtuels, un chat ou encore le partage d'écran. Côté sécurité, les échanges sont chiffrés de bout en bout, ce qui garantit la confidentialité de vos discussions. Si besoin vous pouvez également sécuriser l'accès avec un mot de passe. Et surtout, avec kMeet, aucune limite de temps ou de connexions : vous aller pouvoir organiser aussi bien des séances individuelles de 30 minutes que des ateliers collectifs de plusieurs heures.

 

Gérer vos lieux de rendez-vous

Pour proposer des séances en visio, à domicile ou par téléphone, il est nécessaire de créer des lieux de rendez-vous. Ouvrez l'espace de gestion du cabinet et dans la rubrique "Lieux", cliquez sur le bouton "Ajouter un lieu". Vous pouvez désormais choisir différents types de lieux : cabinet, visio, à domicile, téléphone ou autre.

Ensuite, au niveau de chaque catégorie d'événement, il vous faudra indiquer le ou les lieux où peuvent se dérouler les rendez-vous. Vous pouvez ainsi, pour une même catégorie, la proposer au cabinet, en visio et à domicile. Par ailleurs, vous pouvez désormais demander un paiement à la réservation uniquement pour les rendez-vous à distance (visio et par téléphone). Lorsque vous ajoutez un nouveau rendez-vous dans l'agenda, vous pourrez alors sélectionner le lieu où il se déroule.

Si vous utilisez la prise de rendez-vous en ligne, n'oubliez pas de préciser les lieux pour chaque créneau : les internautes pourront ainsi choisir le lieu souhaité lors de la réservation.

 

Activer la visio

Pour proposer des séances en visio, créer un lieu de type "Visio" et sélectionnez une option parmi la génération de liens visio automatique (recommandée), l'utilisation d'un lien permanent dans le cas où vous utilisez déjà un outil comme Zoom ou Teams, ou bien la saisie manuelle d'un lien visio à chaque RDV.

Vous pouvez alors créer un nouveau rendez-vous dans l'agenda et choisir le lieu visio, puis enregistrer. 

Notez que le lien de connexion à la visio est envoyé dans les emails de confirmation et de rappels. Le jour J, vous pouvez démarrer la visio depuis l'agenda, en ouvrant le détail du rendez-vous et en cliquant sur le bouton "Commencer la visio". 

 

Séances à domicile ou par téléphone

Vous pouvez également créer des nouveaux lieux pour vos séances à domicile ou par téléphone. Pour le domicile, vous pouvez préciser une marge de temps supplémentaire qui sera automatiquement ajoutée en fin de rendez-vous, afin de laisser le temps de vous rendre à votre prochain rendez-vous. De plus, lors de la prise de RDV en ligne, l'adresse du domicile du client sera demandée. Pour les rendez-vous par téléphone (ou par WhatsApp), vous pouvez simplement préciser dans le champ "informations pratiques" comment vous contacterez votre client.

 

Ateliers, formations, webinaires... Proposez des séances collectives

En plus consultations individuelles, vous pouvez maintenant organiser et gérer des séances collectives : ateliers de groupe, formations, webinaires... Pour cela, il suffit de créer une nouvelle catégorie d'événement et de choisir pour audience l'option "Séance collective". Vous pourrez également définir le nombre maximum de participants (jusqu'à 30) et demander un paiement à la réservation si nécessaire.

Dans votre agenda, vous pourrez alors planifier vos séances aux dates souhaitées. Vous pouvez préciser une thématique, le nombre maximum de participants et également indiquer si la séance est ouverte à la prise de RDV en ligne. Pour les participants sélectionnés, vous pourrez leur envoyer une invitation, ou confirmer directement leur présence.

Lorsque la séance est créée, il est bien entendu possible d'ajouter des participants, d'envoyer des invitations supplémentaires, de confirmer ou d'annuler une participation, et ce directement depuis l'agenda.

Si un paiement en ligne est demandé, alors l'invitation ou la réservation ne sera confirmée qu'une fois le paiement effectué. Vous retrouverez alors la facture et l'encaissement associés dans votre espace facturation.

 

Nous espérons que ces deux nouvelles fonctionnalités simplifieront la gestion de vos rendez-vous. N'hésitez pas à nous contacter pour toutes questions ou suggestions d'amélioration.